Privacyverklaring heemkundekring Weerderheem

Conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voert heemkundekring Weerderheem een beleid waarbij privégegevens veilig geborgd zijn.
Wie lid wordt en peroonlijke gegevens afstaat aan de vereniging gaat akkoord met de privacy-afspraken. Met de ondertekening van het inschrijfformulier voor de vereniging is dit geregeld.

Heemkundevereniging Weerderheem Valkenswaard (opgericht 22 oktober 1952)
Adres: Oranje Nassaustraat 8f, 5554 AG Valkenswaard,
Website: www.weerderheemvalkenswaard.nl
Telefoon: 040-2015055
Mailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Bestuursleden 2018: J. v. Bree-Meurkens; W. Mesman; E. v. Oorschot; M. Tooten; E. Verbeek-Dielis; L. Visschers; H. Wessels 
Bankrekening: NL82RABO0108210324
Kamer van Koophandel: 40239708

De vereniging functioneert als verzamelaar, verwerker en beheerder van cultuur-historisch materiaal in en voor de gemeente Valkenswaard. Ze staat ten dienste van inwoners en organisaties in de gemeente.
De vereniging is statutair verankerd, heeft een huishoudelijk reglement en werkt met een meerjarenplanning. Weerderheem heeft te maken met leden die op persoonlijke titel lid zijn. In de vereniging kunnen leden op diverse plaatsen actief zijn en met het verworven materiaal werken. Weerderheem is lid van Brabants Heem en van AWN (Archeologie Werkgroep Nederland).

Verantwoording ledenadministratie
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens en correct gebruik (en bescherming) is de penningmeester. Hij voorziet de bestuursleden van gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden en heeft ook de verantwoording voor het innen van lidmaatschapsgelden.
Bestuursleden beschikken via de penningmeester incidenteel over bv. een namenlijst om een bepaalde activiteit te kunnen organiseren.
De vereniging (middels secretariaat) is bereikbaar onder Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Persoonsgegevens
Het gaat om de gegevens van de heemleden (16+), zoals zij die bij aanmelding (inschrijfformulier) inleveren. Het gebruik van deze gegevens geschiedt op vastgelegde wijze (bedoeling/gebruik).
De volgende persoonsgegevens worden bij de penningmeester opgeslagen:
voor- en achternaam; adresgegevens; telefoonnummer; e-mailadres; bankrekeningnummer; (en evt. functie: lid – werkgroep – bestuurslid); en geen andere gegevens.
Ook verworven beeldmateriaal (foto, film en video) zien we als een persoonsgegeven. Bij verwerving en voor publicatie daarvan (website, media) wordt toestemming gevraagd (uiteenlopende mogelijkheden) en vermelding gedaan.
Foto’s/film gemaakt in verenigingsverband en met goedkeuring van de leden kunnen worden gebruikt ter publicatie in de vereniging en voor verenigingszaken in de algemene media zonder separate toestemming van de ‘in beeld zijnde’ leden.
Bijzondere persoonsgegevens (door een lid aangegeven) wordt alleen op uitdrukkelijke verzoek van het lid opgenomen.

Bedoeling en gebruik
Waarvoor gebruikt de stichting de gegevens?
Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres zijn voor het contact: informatie geven over de vereniging en de activiteiten (bv. met de Heeminfo), alsmede het innen van het lidmaatschapsgeld.
Daarbij is ook het bankrekeningnummer van belang (afwikkelen van betalingen).
De vastlegging van de functie is nodig voor specifieke mededelingen en/of organisatie van bijeenkomsten van bestaande of te vormen werkgroepen. Het bijeenroepen voor vergaderingen en de verslaggeving daarvan gaat voornamelijk per mail. Binnen de werkgroepen beschikt men over elkaars mailadres; het gebruik van andere persoonsgegevens spreekt men binnen de groep af.
Bestuursleden beschikken over elkaars gegevens.
Voor publicaties (jaarboekje, website en media) wordt in overleg met betrokkenen besproken en geaccordeerd welke gegevens vermeld worden.
De penningmeester maakt jaarlijks een update van de privacygevoelige gegevens. Gegevens van leden die opgezegd hebben of zijn overleden worden daarbij definitief verwijderd.
Leden kunnen informeren welke van hun gegevens bewaard worden; men heeft inzagerecht. Ook kunnen correcties worden aangebracht.
Ledenlijst noch individuele persoonsgegevens worden aan derden verstrekt.
Alle persoonsgegevens, die betrekking hebben op eerdere publicaties in boek of op website (tot 1 januari 2019) beschouwen we als geaccordeerd door betreffende personen.
Beeldbanken: alle verzamelde gegevens op onze beeldbanken, als foto- en filmbeeldbank, bidprentjesverzameling, archeologische rapporten, bibliotheekgegevens en grafmonumentenverzameling zijn op verantwoorde wijze verkregen en verwerkt. Lijsten met copyright-gegevens zijn aanwezig. Aanvullingen op deze beeldbanken ondergaan, waar nodig, de toets van de privacy-regels.
Website: de vermelde contactadressen geschieden in overleg. Er worden vanuit het websitebeheer geen persoonsgebonden gegevens verzameld.

Sponsoring en externen
Financiële ondersteuning (bv. voor publicaties, website e.d.) komt o.a. van de lokale middenstand. Over de gegevensverstrekking van de diensten van deze sponsoren worden afspraken gemaakt in overleg met hen. Het hanteren van die persoonsgegevens is gelijk aan die van de gegevens van de heemleden.
Gelden van de gemeente worden geregeld middels het subdisiebeleid van de gemeente Valkenswaard.
Bij gemeente en de KvK zijn de bestuurlijke gegevens van de stichting bekend. Dat geldt tevens voor koepelorganisaties Brabants Heem en ANW.
Geen enkele externe organisatie kan beschikken over individuele persoonsgegevens van de leden.

Beveiliging
Passende organisatorische (onderlinge afspraken) en technische maatregelen zijn getroffen. Ledengegevens worden digitaal opgeslagen in een beveiligde zone op de computer van de penningmeester. Ze zijn slechts bereikbaar met een wachtwoord. De penningmeester en de voorzitter (voor onvoorziene situaties) kennen het wachtwoord en hebben toegang.
De penningmeester waakt over de gegevens en deelt bepaalde gegevens voor bepaalde doeleinden met bepaalde bestuursleden.
Regelmatig zal het beleid worden geëvalueerd. De privacyafspraken kunnen worden gewijzigd in een algemene ledenvergadering.
Wijzigingen worden via de Heeminfo (nieuwbrief) en de website bekendgemaakt.

De Privacyverklaring ligt (ondertekend door vz en pennm) bij de secretaris; en staat op de website.

november 2018
Bestuur heemkundekring Weerderheem